Comment mettre à niveau votre package Calendly Salesforce de la version 1 à la version 2

Apprenez comment passer votre package Calendly pour Salesforce de la version 1 à la version 2 tout en conservant les personnalisations que vous pourriez avoir.

Si vous téléchargez le package Salesforce pour la première fois, vous pouvez ignorer cet article et suivre les étapes dans Comment installer le package Calendly dans Salesforce pour télécharger la version 2 par défaut.

Améliorations de la version 2

Package géré

La version 1 (v1) est non gérée, mais la version 2 (v2) est gérée. Avec les packages gérés, vous pouvez mettre à jour sans avoir besoin de désinstaller et de réinstaller.

Si vous n’êtes pas sûr de la version que vous utilisez, rendez-vous sur votre page d'intégration Salesforce pour le confirmer.

Plus de données dans Salesforce

La version 2 (v2) capture plus d’informations sur vos événements Calendly. Avec un package Salesforce mis à jour, vous pouvez voir :

• emplacement de la réunion
• réunions reprogrammées
• les 10 questions personnalisées et leurs réponses
• statut d'absence

Processus supprimé

La version 2 (v2) n’inclut pas le processus OnCalendlyActionCreated, vous n’aurez donc pas besoin de Process Builder. Vous pouvez maintenant ajouter la logique conditionnelle directement dans les flux Calendly.

Conserver les personnalisations apportées à la version 1

Les modifications que vous avez apportées à la version 1 du package Calendly par défaut ne seront pas automatiquement transférées vers la version 2. Avant de mettre à niveau les versions, vérifiez les flux et processus personnalisés dans votre instance Salesforce.

• Vous pouvez voir si vous avez des personnalisations en suivant les étapes dans Comment vérifier les personnalisations que vous avez effectuées dans Salesforce.

Si vous avez des personnalisations existantes, dressez-en la liste ou faites des captures d’écran avant de désinstaller afin de pouvoir les réimplémenter. Vous souhaiterez recréer ces personnalisations dans votre environnement sandbox v2 avant de les ajouter en production.

• Consultez Comment passer à la version 2 (avec personnalisations) pour les étapes à suivre.
• Si vous n’avez aucune personnalisation existante, passez à la section Comment passer à la version 2 (sans personnalisations).

Vérifier les personnalisations apportées à la version 1

1. Connectez-vous à Salesforce.
2. Pour vérifier si vous avez personnalisé des flux, allez dans Flux.
3. Pour le flux CreateEvent , sélectionnez Afficher Détails et versions. Comparez votre version actuelle à la version du package par défaut. Voir le tableau ci‑dessous pour les numéros de version par défaut. Si votre version active est un numéro qui est pas le numéro de version par défaut, alors vous avez personnalisé vos flux.
   Remarque : Si vous avez des flux personnalisés, visualisez‑les en production et prenez des captures d’écran. Vous ajouterez ces personnalisations lors de la réalisation de Comment passer à la version 2 (avec personnalisations).
4. Pour vérifier si vous avez personnalisé des processus, allez dans Process Builder. Pour le processus OnCalendlyActionCreated, sélectionnez la flèche à côté pour développer les détails. Si vous avez une version active autre que la version 3, cela signifie que vous avez personnalisé le processus. Voir le tableau ci‑dessous pour les numéros de version par défaut.
   Remarque : Si vous avez un processus personnalisé, consultez les détails du processus actif en production pour comprendre la logique conditionnelle qui se déclenche lorsqu’un flux s’exécute. Prenez une capture d’écran de toute personnalisation. Comme il n’y a pas de Process Builder en v2, vous ajouterez ces personnalisations directement aux flux v2 lors de la réalisation de Comment passer à la version 2 (avec personnalisations).

Avant de désinstaller le package v1

Avant de procéder à l’une ou l’autre des voies de mise à niveau, examinez ce qui se passe lorsque vous désinstallez le package v1 :

• Lorsque vous désinstallez le package Calendly Salesforce v1, tous les enregistrements CalendlyAction sont définitivement supprimés.
• Les enregistrements Salesforce standard créés à partir de ces actions (tels que Events, Leads et Contacts) ne sont pas affectés et resteront dans votre compte Salesforce.
• La plupart des utilisateurs n’ont pas besoin de conserver les enregistrements CalendlyAction. Cependant, si vous vous appuyez sur ces enregistrements pour le reporting, exportez ces données avant de désinstaller le package.
• Vous pouvez exporter les données à l’aide d’un outil tel que Salesforce Data Loader.

Passer à la version 2 (sans personnalisations)

Suivez ces étapes si…

• vous utilisez déjà la version 1 du package Salesforce
• vous avez accès à la version 2 (vous verrez une bannière de mise à niveau sur votre page d'intégration Salesforce)
• et vous n'avez pas apporté de personnalisations à votre package Salesforce

1. Depuis votre page d'intégration Salesforce, sélectionnez déconnecter. Remarque : il est préférable de se déconnecter pendant une «heure creuse» pour limiter toute interruption dans Salesforce.
2. Dans Salesforce, désinstallez le package v1.
   Recherchez Packages installés, et sélectionnez Désinstaller à côté du package Calendly. Si l’on vous demande de désactiver des flux ou processus, faites‑le.
• Plus de détails et bonnes pratiques de Salesforce sur la désinstallation d’un package.
• Une fois que vous avez désinstallé la v1, vos flux, personnalisations et processus actuels seront supprimés.
3. Dans Calendly, sélectionnez Intégrer maintenant. Saisissez vos identifiants Salesforce, puis sélectionnez Se connecter.
4. Sélectionnez autoriser l’accès.
5. Sélectionnez Installer le package Calendly, puis Installer pour tous les utilisateurs. Sélectionnez terminé.
6. Une fois le package installé, revenez dans Calendly et sélectionnez actualiser pour finaliser la connexion entre Calendly et Salesforce.
   
7. Votre page d'intégration Salesforce devrait indiquer la version 2.x.

Passer à la version 2 (avec personnalisations)

Suivez ces étapes si…

• vous utilisez déjà la version 1 du package Salesforce
• vous avez accès à la version 2 (vous verrez une bannière de mise à niveau sur votre page d'intégration Salesforce)
• vous avez accès à un environnement sandbox et à un environnement de production Salesforce
• vous avez apporté d'importantes personnalisations à votre package Salesforce, et il est crucial de maintenir une connexion Salesforce à Calendly pendant la personnalisation de la version 2

Étape 1 – Configurez votre environnement sandbox Salesforce

Pour minimiser les interruptions pendant le processus de migration, configurez votre environnement sandbox avant de déconnecter votre instance de production de Calendly.

1. Dans Salesforce, créez un nouvel environnement sandbox, ou utilisez un environnement existant qui n’a pas de package Calendly installé. Si vous utilisez un sandbox existant, actualisez votre sandbox avec les dernières données de production avant de continuer.

Étape 2 – Dans Calendly, déconnectez votre compte Salesforce et connectez votre environnement sandbox

1. Dans Calendly, allez sur la page d'intégration Salesforce. Sélectionnez déconnecter.
2. Dans Calendly, sélectionnez Se connecter au sandbox.
3. Saisissez vos identifiants sandbox et téléchargez le nouveau package Calendly dans votre environnement sandbox.
4. Une fois connecté, sélectionnez actualiser la page. La page devrait indiquer la version 2.x.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour connecter votre environnement sandbox, voir ici pour les instructions.

Étape 3 – Dans Calendly, réservez des réunions de test à envoyer vers le sandbox

1. Dans Calendly, réservez une ou deux réunions de test. Les réunions programmées créeront des enregistrements de référence dans le sandbox. Vous pouvez cloner ces enregistrements pour tester les personnalisations des flux.
2. Pour confirmer que les données d’événement de vos réunions de test apparaissent, créez un onglet pour l’objet CalendlyActions dans Salesforce. Rendez‑vous sur l’onglet et afficher tous les enregistrements pour confirmer que les données de réunion sont envoyées correctement.

Étape 4 – Dans Calendly, reconnectez votre environnement de production au package v1

Reconnectez votre environnement de production à Calendly, afin que les données de réunions en direct ne soient pas perdues pendant les tests dans le sandbox.

1. Dans Calendly, sélectionnez déconnecter pour déconnecter votre instance sandbox.
2. Sélectionnez Intégrer maintenant et connectez‑vous avec vos identifiants Salesforce.

Étape 5 – Dans le sandbox, copiez les flux Calendly et ajoutez vos personnalisations

1. Dans Salesforce, accédez à votre environnement sandbox et copiez les modèles du package géré, CreateEventTemplate et CancelEventTemplate. Apportez vos personnalisations avant d’activer les flux personnalisés et de désactiver les flux modèles. Pour faciliter ce processus, ayez le sandbox et la production ouverts dans des fenêtres séparées.
   Remarque : Si vous avez personnalisé le OnCalendlyAction process pour qu’il s’exécute de manière conditionnelle, vous devrez intégrer cette logique conditionnelle au début de vos flux.

Étape 6 – Dans le sandbox, testez vos flux personnalisés

1. Clonez des enregistrements CalendlyAction existants, invitee.created et invitee.canceled, et modifiez des parties de ces enregistrements pour déclencher les flux dans différentes situations.
• Par exemple, vous pouvez déclencher le flux lorsqu’un invité planifie une réunion avec un e‑mail nouveau dans Salesforce, ou lorsqu’un invité planifie avec un e‑mail qui existe déjà dans Salesforce.
• Utilisez l’onglet CalendlyActions que vous avez créé à l’étape 3.2 pour surveiller les données de réunion.

Étape 7 – Dans Salesforce, désinstallez le package Calendly non géré

Dans Salesforce, accédez à votre environnement de production et désinstallez le package Calendly non géré.

1. Recherchez Packages installés, et sélectionnez Désinstaller à côté du package Calendly non géré. Si l’on vous demande de désactiver des flux ou processus, faites‑le.

• Plus de détails et bonnes pratiques de Salesforce sur la désinstallation d’un package.
• Une fois que vous avez désinstallé la v1, vos flux, personnalisations et processus actuels seront supprimés.
• Assurez‑vous que le Statut de désinstallation est indiqué comme Désinstallation terminée avant de continuer.

Étape 8 – Dans Calendly, connectez votre environnement de production au package v2

1. Dans Calendly, sélectionnez Intégrer maintenant pour installer le nouveau package géré. Saisissez vos identifiants Salesforce, puis sélectionnez Se connecter.
2. Sélectionnez autoriser l’accès.
3. Sélectionnez Installer le package Calendly, puis Installer pour tous les utilisateurs. Sélectionnez terminé.
4. Une fois le package installé, revenez dans Calendly et sélectionnez actualiser pour finaliser la connexion entre Calendly et Salesforce.
   
5. La page devrait indiquer la version 2.x.

Étape 9 – Dans Salesforce, migrez et activez les flux personnalisés

1. Dans Salesforce, migrez les flux personnalisés du sandbox vers la production en utilisant les change sets. Désactivez les flux modèles inclus dans le package.
2. Activez vos flux et automatisations personnalisés en production, et laissez les modèles désactivés.

Étape 10 – Réservez une réunion de test dans Calendly

Vérifiez que vos flux fonctionnent comme souhaité en production en réservant une réunion de test.