Cómo pasar del paquete Calendly Salesforce versión 1 a la versión 2

Aprenda cómo actualizar su paquete de Calendly para Salesforce de la versión 1 a la 2 conservando cualquier personalización que pueda tener.

Si va a descargar el paquete de Salesforce por primera vez, puede omitir este artículo y seguir los pasos en Cómo instalar el paquete de Calendly en Salesforce para descargar la versión 2 por defecto.

Mejoras de la versión 2

Paquete gestionado

La versión 1 (v1) no está gestionada, pero la versión 2 (v2) está gestionada. Con los paquetes gestionados, puede actualizar sin necesidad de desinstalar y reinstalar.

Si no está seguro de qué versión está usando, visite su página de integración de Salesforce para confirmarlo.

Más datos en Salesforce

La versión 2 (v2) captura más información sobre sus eventos de Calendly. Con un paquete de Salesforce actualizado, puede ver:

• ubicación de la reunión
• reuniones reprogramadas
• las 10 preguntas personalizadas y sus respuestas
• estado de Ausente

Proceso eliminado

La versión 2 (v2) no incluye el proceso OnCalendlyActionCreated, por lo que no necesitará Process Builder. Ahora puede añadir lógica condicional directamente en los flujos de Calendly.

Conservar las personalizaciones realizadas en la versión 1

Los cambios que haya realizado en la versión 1 del paquete predeterminado de Calendly no se transferirán automáticamente a la versión 2. Antes de actualizar, compruebe si hay flujos y procesos personalizados en su instancia de Salesforce.

• Puede ver si tiene personalizaciones siguiendo los pasos en Cómo comprobar las personalizaciones que realizó en Salesforce.

Si tiene personalizaciones existentes, haga una lista o tome capturas de pantalla de dichas personalizaciones antes de desinstalar para poder volver a implementarlas. Deberá reconstruirlas en su entorno sandbox de v2 antes de añadirlas en producción.

• Consulte Cómo actualizar a la versión 2 (con personalizaciones)  para ver los pasos sobre cómo hacerlo.
• Si no tiene personalizaciones existentes, proceda a la sección Cómo actualizar a la versión 2 (sin personalizaciones).

Comprobar las personalizaciones hechas en la versión 1

1. Inicie sesión en Salesforce.
2. Para comprobar si ha personalizado algún flujo, vaya a Flows.
3. Para el flujo CreateEvent, seleccione View Details and Versions. Compare su versión actual con la versión predeterminada del paquete. Consulte la tabla siguiente para ver los números de versión predeterminados. Si su versión activa es un número que no es diferente al número de versión predeterminado, entonces ha personalizado sus flujos.
   Nota: Si tiene flujos personalizados, véalos en producción y tome capturas de pantalla. Añadirá estas personalizaciones al completar Cómo actualizar a la versión 2 (con personalizaciones).
4. Para comprobar si ha personalizado algún proceso, vaya a Process Builder. Para el proceso OnCalendlyActionCreated, seleccione la flecha junto a él para expandir los detalles. Si tiene una versión activa distinta de la versión 3, esto significa que ha personalizado el proceso. Consulte la tabla siguiente para ver los números de versión predeterminados.
   Nota: Si tiene un proceso personalizado, vea los detalles del proceso activo en producción para comprender la lógica condicional que se activa cuando se ejecuta un flujo. Tome una captura de pantalla de cualquier personalización. Dado que no hay Process Builder en v2, añadirá estas personalizaciones directamente a los flujos de v2 al completar Cómo actualizar a la versión 2 (con personalizaciones).

Antes de desinstalar el paquete v1

Antes de continuar con cualquiera de las rutas de actualización, revise qué ocurre cuando desinstala el paquete v1:

• Cuando desinstale el paquete de Calendly para Salesforce v1, todos los registros CalendlyAction se eliminarán permanentemente.
• Los registros estándar de Salesforce creados a partir de esas acciones (como Events, Leads y Contacts) no se ven afectados y permanecerán en su cuenta de Salesforce.
• La mayoría de los usuarios no necesita conservar los registros CalendlyAction. Sin embargo, si depende de ellos para informes, exporte estos datos antes de desinstalar el paquete.
• Puede exportar datos usando una herramienta como Salesforce Data Loader.

Actualizar a la versión 2 (sin personalizaciones)

Siga estos pasos si…

• ya usa la versión 1 del paquete de Salesforce
• tiene acceso a la versión 2 (verá un banner de actualización en su página de integración de Salesforce)
• y no ha realizado personalizaciones en su paquete de Salesforceunknown node

1. Desde su página de integración de Salesforce, seleccione desconectar. Nota: es mejor desconectar durante fuera del horario laboral para limitar cualquier interrupción en Salesforce.
2. En Salesforce, desinstale el paquete v1.
   Busque Installed Packages, y seleccione Uninstall junto al paquete de Calendly. Si se le solicita deactivate algún flujo o proceso, hágalo.
• Más detalles y mejores prácticas de Salesforce sobre cómo desinstalar un paquete.
• Una vez desinstale v1, sus flujos, personalizaciones y procesos actuales se eliminarán.
3. En Calendly, seleccione Integrar ahora. Introduzca sus credenciales de Salesforce y seleccione Iniciar sesión.
4. Seleccione permitir el acceso.
5. Seleccione Instalar el paquete de Calendly, y seleccione Instalar para todos los usuarios. Seleccione Listo.
6. Una vez instalado el paquete, vuelva a Calendly y seleccione actualizar para completar la conexión entre Calendly y Salesforce.
   
7. Su página deintegración de Salesforce debería mostrar la versión 2.x.

Actualizar a la versión 2 (con personalizaciones)

Siga estos pasos si…

• ya usa la versión 1 del paquete de Salesforce
• tiene acceso a la versión 2 (verá un banner de actualización en su página de integración de Salesforce)
• tiene acceso a un sandbox de Salesforce y al entorno de producción
• ha realizado personalizaciones extensas en su paquete de Salesforce, y mantener una conexión entre Salesforce y Calendly mientras personaliza la versión 2 es crucial

Paso 1 – Configure su entorno sandbox de Salesforce

Para minimizar el tiempo de inactividad durante el proceso de migración, configure su entorno sandbox antes de desconectar su instancia de producción de Calendly.

1. En Salesforce, cree un nuevo entorno sandbox, o use uno existente que no tenga instalado un paquete de Calendly. Si va a usar un sandbox existente, actualícelo con los datos de producción más recientes antes de continuar.

Paso 2 – En Calendly, desconecte su cuenta de Salesforce y conecte su entorno sandbox

1. En Calendly, vaya a la página de integración de Salesforce. Seleccione desconectar.
2. En Calendly, seleccione Conectar al sandbox.
3. Introduzca sus credenciales del sandbox y descargue el nuevo paquete de Calendly en su entorno sandbox.
4. Una vez conectado, seleccione actualizar página. La página debería mostrar la versión 2.x.

Si necesita ayuda adicional para conectar su entorno sandbox, consulte aquí para obtener instrucciones.

Paso 3 – En Calendly, reserve reuniones de prueba para enviar al sandbox

1. En Calendly, reserve una o dos reuniones de prueba. Las reuniones programadas crearán registros de referencia en el sandbox. Puede clonar estos registros para probar las personalizaciones de los flujos.
2. Para confirmar que aparecen los datos del evento de sus reuniones de prueba, cree una pestaña para el objeto CalendlyActions en Salesforce. Visite la pestaña y ver todos los registros para confirmar que los datos de la reunión se están enviando correctamente.

Paso 4 – En Calendly, reconecte su entorno de producción al paquete v1

Reconecte su entorno de producción a Calendly, para que no se pierdan los datos de reuniones en vivo mientras prueba en el sandbox.

1. En Calendly, seleccione desconectar para desconectar su instancia sandbox.
2. Seleccione Integrar ahora e inicie sesión con sus credenciales de Salesforce.

Paso 5 – En el sandbox, haga copias de los flujos de Calendly y añada sus personalizaciones

1. En Salesforce, vaya a su entorno sandbox y haga una copia de las plantillas en el paquete gestionado, CreateEventTemplate y CancelEventTemplate. Realice sus personalizaciones antes de activar los flujos personalizados y desactivar los flujos de plantilla. Para facilitar este proceso, tenga el sandbox y la producción abiertos en ventanas separadas.
   Nota: Si ha personalizado el proceso OnCalendlyAction para que se ejecute de forma condicional, necesitará incorporar esa lógica condicional en la parte inicial de sus flujos.

Paso 6 – En el sandbox, pruebe sus flujos personalizados

1. Clonar registros existentes de CalendlyAction, invitee.created y invitee.canceled, y modifique partes de estos registros para activar los flujos en diferentes situaciones.
• Por ejemplo, puede activar el flujo cuando un Invitado programa con un correo electrónico que es nuevo en Salesforce, o cuando un Invitado programa con un correo electrónico que ya existe en Salesforce.
• Utilice la pestaña CalendlyActions que creó en el Paso 3.2 para supervisar los datos de las reuniones.

Paso 7 – En Salesforce, desinstale el paquete de Calendly no gestionado

En Salesforce, vaya a su entorno de producción y desinstale el paquete de Calendly no gestionado.

1. Busque Installed Packages, y seleccione Uninstall junto al paquete de Calendly no gestionado. Si se le solicita deactivate algún flujo o proceso, hágalo.

• Más detalles y mejores prácticas de Salesforce sobre cómo desinstalar un paquete.
• Una vez desinstale v1, sus flujos, personalizaciones y procesos actuales se eliminarán.
• Asegúrese de que Uninstall Status aparece como Uninstall Complete antes de continuar.

Paso 8 – En Calendly, conecte su entorno de producción al paquete v2

1. En Calendly, seleccione Integrar ahora para instalar el nuevo paquete gestionado. Introduzca sus credenciales de Salesforce y seleccione Iniciar sesión.
2. Seleccione permitir el acceso.
3. Seleccione Instalar el paquete de Calendly, y seleccione Instalar para todos los usuarios. Seleccione Listo.
4. Una vez instalado el paquete, vuelva a Calendly y seleccione actualizar para completar la conexión entre Calendly y Salesforce.
   
5. La página debería mostrar la versión 2.x.

Paso 9 – En Salesforce, migre y active los flujos personalizados

1. En Salesforce, migre los flujos personalizados del sandbox a producción usando change sets. Desactive los flujos de plantilla incluidos en el paquete.
2. Active sus flujos y automatizaciones personalizados en producción y mantenga las plantillas desactivadas.

Paso 10 – Reserve una reunión de prueba en Calendly

Verifique que sus flujos funcionen como desea en producción reservando una reunión de prueba.