Resumen del tipo de evento grupal

Un tipo de evento grupal permite que un organizador se reúna con muchos invitados al mismo tiempo. Esto es ideal para eventos como:

• Webinars
• Sesiones de formación
• Visitas guiadas a museos

Establece el número de invitados por espacio de tiempo

Puedes elegir cuántas personas pueden reservar el mismo espacio de tiempo. Por ejemplo, si estableces el límite en 50, hasta 50 invitados pueden reservar tu webinar de la 1 p. m.

¿Quieres mostrar cuántas plazas quedan? Activa Mostrar las plazas restantes para que los invitados vean el recuento en tiempo real.

Para establecer el máximo de invitados:

1. Ve a la página Programación y localiza tu tipo de evento grupal.
2. Abre el menú de tres puntos y selecciona Editar.
3. Amplía la sección Límite de invitados.
4. Introduce el número de invitados (mínimo 2, máximo 9.999).
5. (Opcional) Marca la casilla para Mostrar las plazas restantes.
6. Selecciona Guardar cambios.

Los cambios en la configuración de Límite de invitados solo se aplican a futuras reservas. Si tu evento grupal ya está programado, aumentar el límite no abrirá más plazas para esa reunión.

Para cambiar el número de invitados de una reunión existente, sigue los pasos que se indican a continuación.

Actualiza el límite de invitados para una reunión programada

1. Ve a la página Calendario.
2. Selecciona la reunión que quieres actualizar.
3. En Invitados, haz clic en Editar límite de invitados.
4. Introduce el nuevo límite en la ventana emergente.
5. Selecciona Aplicar para guardar.

Cómo funcionan las confirmaciones por email

Los eventos grupales usan confirmaciones por email, no invitaciones de calendario.

• Los invitados reciben su propio archivo .ics.
• Este archivo no se actualizará para los demás si alguien cambia el evento.

La mayoría de los calendarios añaden el evento automáticamente. Si no, los invitados pueden descargar el archivo desde su email o página de confirmación.

Más información sobre las notificaciones para invitados.

Usa Automatización con eventos grupales

Puedes usar Automatización para enviar recordatorios o seguimientos de eventos grupales. Actualmente, el trigger de Evento cancelado no es compatible con eventos grupales.

Las actualizaciones de Automatización solo se aplicarán a futuras reuniones. Las reuniones creadas antes de los cambios seguirán usando la configuración anterior de cuando se crearon.

Gestiona los organizadores del evento y los permisos

Si tienes el plan Standard o superior, puedes elegir quién puede ver, editar o compartir el evento.

Aprende a establecer permisos de evento.

Cambia el idioma, la ubicación o la duración del evento

Una vez que alguien reserva un evento grupal, no puedes cambiar su idioma, ubicación o duración. Estos ajustes quedan bloqueados con un recuadro gris.

Para hacer cambios:

1. Duplica el evento y actualiza el idioma o la duración.
2. Cancela la reunión original.
3. Reprográmala usando el nuevo tipo de evento.

Para cancelar y reprogramar:

1. Ve a la página Programación.
2. (Opcional) Abre el desplegable My Calendly para cambiar a otro usuario o a la página del equipo.
3. Busca el tipo de evento y selecciona los tres puntos en la tarjeta del evento.
4. Elige Duplicar y luego actualiza el evento.
5. Ve a la página Calendario y cancela el evento original.
6. Vuelve al nuevo tipo de evento y selecciona Reservar reunión.
7. Añade la información de cada invitado para reprogramar la reunión.